Resumo de Dicas sobre uso de redes sociais na empresa

Dicas sobre uso de redes sociais na empresa

Empresas precisam estabelecer uma política razoável para mídias sociais, que explique claramente as responsabilidades dos funcionários.

Porém, essa orientação não é suficiente. Esta análise destaca sete práticas que ajudarão empregados a utilizar adequadamente essas mídias.

Considerações básicas

As reações corporativas às redes sociais variam de aversão a comprometimento articulado.

Decidir o que abordar em uma política para mídias sociais envolve uma série de importantes decisões que devem ser orientadas aos possíveis riscos ao negócio e valores agregados.

Elaborar uma política para o uso de mídias sociais que claramente explique as responsabilidades dos funcionários é importante, mas sozinha ela não será eficaz.

Recomendações

Estude exemplos de boas políticas de uso de mídias sociais para ajudar sua empresa a desenvolver uma que faça sentido ao seu ambiente e circunstâncias, mas não pare aí. Estabeleça um processo fechado para mídias sociais que:

• Eduque os funcionários

• Monitore as atividades dos funcionários

• Tome medidas quando uma mídia social é usada inapropriadamente

• Explique quais medidas serão tomadas e o porquê

• Revise a política, caso necessário

• Re-eduque os funcionários sobre a nova política

ANÁLISE

Organizações tipicamente optam por uma dessas quatro abordagens para mídias sociais:

• Elas fecham os olhos, tapam os ouvidos e esperam o horroroso monstro da mídia social ir embora.

• Elas admitem que a mídia social existe, mas impedem que seus funcionários a acessem usando recursos corporativos.

• Elas molham o dedo nas águas da mídia social e permitem que alguns funcionários a acessem para propósitos limitados.

• Elas adotam a mídia social como um canal de comunicação adicional e como uma forma de confiar no bom senso coletivo para critérios de uso.

Independentemente de qual abordagem a empresa escolhe, a mídia social continua existindo. As interações estabelecidas pela mídia social não são muito diferentes das que ocorrem em outros formatos online e offline, como encontros ao vivo, chamadas telefônicas e trocas de e-mails e mensagens instantâneas. A diferença da mídia social é a velocidade do fluxo da informação e o seu alcance, além do fato de que as pessoas frequentemente estão interagindo com indivíduos que podem ter mascarado sua real personalidade.

Organizações precisam estabelecer uma política razoável para mídias sociais que claramente explique as responsabilidades dos funcionários e as ramificações de suas ações. Decidir o que abranger em uma política envolve uma série de importantes decisões que devem ser orientadas aos possíveis riscos para o negócio e valor agregado. Diferente de políticas para uso de e-mail e acesso à internet, por exemplo, uma política para mídias sociais vai muito além de questões de segurança e produtividade. Ela também afeta marca, reputação, leis, cultura corporativa e valores, tanto pessoais como da empresa.

Mas simplesmente criar uma política não é suficiente. Existem seis práticas adicionais que devem ser mantidas.

1 – Elabore uma política clara, concisa e didática

A maioria das organizações tem um código de conduta que especifica as responsabilidades dos funcionários em diversas circunstâncias. A política para mídia social deve ser uma extensão desse código e deve se basear nas regras que descrevem como os empregados precisam se comportar em situações offline ou em situações online como troca de e-mails.

As melhores políticas tem as seguintes características:

• São escritas em uma linguagem compreensível a todos os funcionários.

• Dão exemplos do que pode ou não ser feito.

• Explicam por que os funcionários devem ou não agir de certa maneira.

• São sucintas o suficiente para caber em no máximo duas páginas.

• São coerentes com a cultura e com os valores da companhia, os quais são usados como inspiração.

• Definem como serão aplicadas e quais ações disciplinares pode haver como conseqüência do mau uso.

2 – Desenvolva uma abordagem continua para educar os funcionários sobre o uso adequado de mídias sociais

Infelizmente, muitas organizações não educam rotineiramente seus funcionários sobre suas responsabilidades. Em alguns casos, a última vez em que alguém da empresa recebeu instruções a respeito do código de conduta foi no dia em que assinou um acordo de trabalho. Em outras situações, empresas se equivocam ao simplesmente enviar um e-mail anual aos funcionários, pedindo que eles verifiquem se respeitam as políticas corporativas.

Organizações precisam de um programa contínuo para educar empregados de forma que cada pessoa tenha uma total compreensão das regras para o uso de mídias social e das conseqüências do uso inapropriado ou da violação da política. Por exemplo, a educação dos funcionários deve abranger tópicos como qual a imagem que a empresa pretende representar; quais mídias sociais são as mais eficazes para este propósito; como se comprometer com outros participantes; e etiqueta para mídias sociais. A educação deve ainda esclarecer o papel do gerente em relação a como seus empregados usam a mídia social. Por exemplo, a educação gerencial pode incluir temas como treinamento para o uso das mídias sociais, otimização do tempo e reações necessárias ao mau uso das mídias sociais.

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