Resumo de Recepcionista: Uma Função de Staff

Não importa o cargo exercido pelos colaboradores numa organização, pois eles exercerão atividade de “linha” ou de “staff”. Os funcionários que exercem atividades de linha são os que estão na linha de frente da empresa. São os colaboradores operacionais, aqueles que – de fato – operam os processos. Ou seja, aqueles que “metem a mão na massa”. Por outro lado, existem os funcionários de assessoria (staff, em inglês). Ou seja, são aqueles que estão assessorando os demais. Dessa forma, eventualmente um(a) secretário(a) pode exercer a função de recepcionista e, nesse caso, ele(a) deverá possuir boa educação e diplomacia, pois esse profissional representa a imagem da organização nesse momento. E, não é exagero algum afirmar que a reputação da empresa está – neste momento – nas mãos desse (a) profissional. Diante disso, esse(a) profissional deve tomar alguns cuidados com a sua voz, pois um das atividades desta função é o de transmitir informações e utilizar argumentos para comunicar suas idéias sobre determinados assuntos, de forma clara e pronunciando bem as palavras.Para falar bem, deve-se empregar a intensidade adequada da voz, o suficiente para que a outra pessoa entenda perfeitamente o que está sendo dito. A voz não deve ser tão alta que assuste, nem tão baixa que crie dificuldades para quem a ouça. A voz deve ser suave, natural e deve-se variar sua entonação, pois ela pode demonstrar vários sentimentos, tais como: calma, amor, liderança, alegria, segurança, equilíbrio, aflição, autoritarismo, medo, tristeza ou timidez.Existem teorias sobre a importância da velocidade da fala, pois para um recepcionista, falar muito rápido pode causar mal entendidos, uma vez que muitas pessoas confundem ser objetivo com ser veloz. A ênfase colocada na voz pode determinar uma ou mais palavras de valor, as quais constituem uma informação valiosa dentro de uma determinada frase, indicando seu significado especial. A “imagem” da voz é importante para o(a) recepcionista, uma vez que é através da voz que passamos a nossa imagem e a da empresa que representamos. Existem vozes que acalmam, acariciam, suavizam as expressões, despertam mansidão, sensibilidade. Outras vozes alegram, animam, contagiam o ambiente no sentido positivo. Despertam amizades, maior ou menor interesse ao assunto, dão vida e cor às palavras.Por outro lado, há vozes que irritam, agridem, provocam dissonância, pretensão, contradição, imperiosidade, frieza, insensibilidade. A voz muito baixa é triste. A voz entrecortada dificulta o entendimento e não é convincente. A voz seca é anticontagiante.Mas, acredite, a voz pode ser trabalhada, aprimorada. Podemos exercitar a qualidade vocal, a articulação e a dicção para usá-la de acordo com as circunstâncias. Por exemplo, quando for necessário falar para acalmar, o ideal é utilizar uma voz calma, suave e ritmada. Se for necessário reforçar a argumentação e a persuasão, o correto é utilizar uma voz alegre, entusiasmo.O uso correto da voz ajuda a obter sucesso nas relações comerciais. A questão não é mudar a voz, mas modulá-la, ritmá-la, eliminando os erros, as falhas na respiração e tudo o que possa prejudicar a clareza e a precisão na comunicação.

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