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Como administrar um
escritório contábil de sucesso

É
expressivo o número de contabilistas que sonham em montar o seu próprio
escritório e, principalmente, vê-lo crescer e se tornar um empreendimento de
sucesso. Entretanto, para alcançar uma boa posição no mercado, o contador deve
se transformar em um verdadeiro empresário contábil, processo que, na maioria
das vezes, é demorado e exige muita dedicação. É natural sentir um pouco de
medo ao iniciar o seu próprio negócio, afinal de contas, sempre existe certo Risco inerente ao empreendedorismo. Normalmente, o
escritório contábil inicia suas atividades com poucos recursos, muitas vezes na
própria residência do profissional responsável. A estrutura de uma empresa de Serviços contábeis de médio ou grande porte não é barata e,
por isso, muitos contabilistas começam como profissionais liberais, verdadeiras
“empresas de uma pessoa só”, nas quais eles são responsáveis por todos os
serviços, tanto operacionais quanto administrativos. Fazendo o seu trabalho com
competência, esse profissional tenderá a conseguir cada vez mais clientes,
chegando ao ponto em que ele sozinho não conseguirá atender à Demanda pelos seus serviços. Nesse momento, o contabilista
precisa tomar uma importante decisão: manter o status quo, continuando como
profissional liberal e tendo que recusar clientes devido a sua falta de
infra-estrutura ou então se arriscar um pouco mais e iniciar sua jornada como
empresário contábil. Optando por avançar como empreendedor, o contabilista terá
que investir em uma estrutura maior, se associando a alguns colegas,
contratando uma equipe para lhe auxiliar e, provavelmente, adquirindo ou
alugando um espaço físico maior. Nesse momento, morre a figura do profissional
liberal e nasce o escritório contábil. Ainda que o contador continue executando
a maior parte dos serviços, ele agora poderá atender a um número muito maior de
clientes, pois possui uma estrutura mais preparada. Apesar do aumento no Faturamento ocasionado pela entrada da nova clientela, nesse
momento é preciso uma atenção especial no controle econômico e financeiro desse
novo escritório, pois é comum que esses Investimentos na ampliação da estrutura operacional só dêem o
retorno esperado no médio prazo. Assim, é provável que o lucro dos primeiros
meses seja menor do que o obtido no período em que se estava atuando como
profissional liberal. Afinal de contas, os custos fixos foram elevados
consideravelmente e leva algum tempo para que a receita cresça em proporção. Para
se alcançar o sucesso é necessário muito planejamento, por isso se faz
necessário definir claramente as diretrizes estratégicas (missão, visão,
valores e objetivos) do escritório, deixando bem clara para os clientes
internos e externos a direção que se pretende tomar. Como qualquer outra
entidade, um escritório contábil precisa de um organograma bem definido,
permitindo uma clara divisão de tarefas entre todos os colaboradores e
facilitando a implantação de ferramentas de controle. Fazendo jus à expressão
“casa de ferreiro, espeto de pau”, muitos escritórios contábeis sequer possuem
uma contabilidade interna organizada para a tomada de decisão, o que, no longo
prazo, impede o seu desenvolvimento. Mesmo com uma boa gestão, não basta apenas
abrir um escritório e esperar que os clientes simplesmente batam à sua porta
querendo contratar seus serviços. Novos clientes são conquistados por indicação
(quando um cliente percebe a qualidade do seu serviço é natural que ele o
indique a outras empresas) ou através de Investimentos em publicidade. Investir no fortalecimento da sua
marca é essencial para alcançar um bom posicionamento no mercado e, como ainda
são poucos os escritórios que sabem utilizar adequadamente os recursos
publicitários a seu favor, esse pode ser um grande diferencial competitivo.
Entretanto, existem várias obras que abordam de maneira clara e objetiva o que
pode e o que não pode ser feito na divulgação dos Serviços contábeis,
muitas delas disponibilizadas gratuitamente na internet. Como abordamos
anteriormente, não basta apenas conquistar novos clientes, sendo preciso também
fidelizar os já conquistados. Manter os clientes atuais chega a ser até três
vezes mais barato do que conseguir novos e pode ser feito de maneira
relativamente simples, através da prestação de Serviços de
qualidade e da inovação, buscando surpreender os clientes com novidades que os
auxiliem na tomada de decisão. Muitas vezes, pequenas inovações são o
suficiente para diferenciar seus Serviços e fascinar seu cliente, por isso, seja criativo e
tente sempre desenvolver soluções novas. Em resumo, para administrar um
escritório de contabilidade de forma eficaz não basta ser um excelente
contador, mas é preciso desenvolver características empreendedoras e se
empenhar para o sucesso do empreendimento. http://www.classecontabil.com.br/artigos/ver/2281

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