Resumo de Siete Asuntos A Considerar Antes De Comprar Programas De Contabilidad Para Su Negocio

Siete asuntos a considera antes de comprar programas de contabilidad para su negocio

El mundo de los programas de contabilidad puede ser un campo lleno de problemas para cualquier dueño de negocios. En todo caso, elegir correctamente el programa de contabilidad es una de las decisiones críticas que tendrá que tomar. Aquí están las siete cuestiones que debe considerar antes de hacer una compra que permita lograr los objetivos de su empresa.

Escalabilidad. El tamaño de su empresa cambiará con el tiempo, de modo que es crítico que el programa de contabilidad elegido pueda crecer junto con el negocio. Algunas de las cosas que a menudo cambian son el número de productos y servicios ofrecidos, y el número de empleados de la empresa. Cuando ud elija el programa de contablidad debe imaginar cómo podrá estar su empresa dentro de 5 a 10 años, y cuán diferente podrá ser. Utilize esa información para guiar su proceso de adquisición. Puede que sea mejor pagar un poco más en el presente, por un programa que podrá ser actualizado cuando sea necesario y con un mínimo de disrupción y costos a su empresa.

2. Soporte técnico. Es importante que todo programa de computación tenga buen apoyo técnico, especialmente en esos momentos en que algo está saliendo mal (y siempre habrá momentos como esos). La gran mayoría de las compañías ofrecen tal apoyo, pero debe siempre pensar si puede obtener apoyo en su área local. A menudo, es mucho más conveniente que una persona en su localidad le pueda dar el apoyo necesario, que obtener dicho apoyo a través del contacto telefónico. Pregúnte a otros propietarios de negocios acerca de los programas que ellos utilizan, y quiénes le ofrecen el soporte técnico.

3. El Interfaz del Contable. Es muy poco probable que el propietario terminará manejando todos los aspectos de la contabilidad de la empresa. Su contable será un factor importante en tomar decisiones acertadas. ¿cuál programa está el/ella acostumbrado a a usar? ¿cuáles son sus preferencias de programa a utilizar para sus necesidades comerciales? ¿podría usted suplirle con facilidad los datos y reportes directamente desde su programa, sin necesidad de trabajo adicional? (el cuál usted tendría que pagar). No dude en pedir la opinión de su contable, porque el o ella de seguro que es un amplio conocedor en la materia.

El Mejor Valor por su Dinero. Una vez que ha seleccionado el programa más apropiado para su empresa querrá maximizar el valor de su inversión. Busque diferentes vendedores puesto que el precio puede variar significativamente a pesar de que el producto sigue siendo exactamente el mismo. Los vendedores ¨en línea¨ tales como Amazon.com podrían ofrecerle mejores precios dado el enorme volúmen de trasacciones que hacen a diario. El precio es, sin embargo, sólo una parte de la ecuación. Si lo obtenido de ellos también ofrece apoyo local o asistencia para la instalación, esto podría ser mucho más valioso para su negocio.

Marcas mas conocidas. Existen dos actores principales en el mundo de los programas de contabilidad para pequeños negocios. Son QuickBooks y Peachtree. Se espera que también Microsoft entrará en dicho mercando muy pronto. Yo recomiendo que elija una de las marcas principales de modo que pueda obtener actualizaciones de modo regular, teniendo también la certeza de que esta compañía le dará servicios por todo el tiempo que su empresa lo requiera.

Facilidad de uso. La facilidad de uso del programa es algo íntimo o personal. Vale la pena probar el programa antes de comprarlo, de ser posible. Recuerde el traer a la persona que será el usuario principal, para que pruebe dicho programa. También considere cuán bien puede interactuar su programa con los otros programas de su empresa. En este punto, el programa de contablidad hecho por Microsoft podría tener ciertas ventajas, cuando se halle disponible.

Características necesarias. Hemos tocado este punto anteriormente, cuandohablábamos de pensar en las necesidades de expansión futuras. La mayoría de los paquetes de contabilidad nos llegan en varias versiones diferentes. Si no necesita ciertas funciones en el presente y no logra ver que las necesitaría en el futuro, no las haga parte de su compra. Las diferencias mas importantes suelen estar en el número de usuarios soportados, la capacidad de administrar inventario, y la cantidad y variedad de reportes disponibles.

Para sumarizar, piense en el futuro cuando planifique la compra de su programa de administración financiera y contablidad para su empresa. Tomará una decisión mucho más inteligente, que le ahorrará muchos problemas y gastos, cuando el futuro se ha ga presente.

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