Resumo de Artigo - Suzete Menezes Pessoa

A secretária no papel de facilitadora das relações interpessoais nas organizações
Suzete Menezes

Sabemos que as atribuições do profissional de secretariado são muitas: classificar e buscar soluções para os mais variados assuntos, redigir cartas, memorandos, documentos de toda espécie, agendar visitas e entrevistas, interar-se dos assuntos que serão tratados, atender ao executivo, cuidar dos instrumentos de trabalho, receber telefonemas, selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pela chefia, organizar arquivos, prestar informações, transmitir recados, receber, classificar e distribuir correspondência, manter atualizado o arquivo de endereços, organizar a agenda de reuniões, além de atividades mais simples como preparar roteiros e documentos necessários a uma viagem, reservar passagens e hotéis.

A lista é quase infindável. A secretária, porém, só será capaz de realizar todas essas atividades se for flexível e manifestar interesse por realizar diferentes tarefas. Também precisa estar atualizada e adquirir sempre novos conhecimentos. Ter visão empreendedora.
Para a organização do trabalho, é fundamental que a secretária conheça profundamente o que a empresa produz ou o serviço que presta, os funcionários que nela trabalham, o tipo de executivo que tem. Este conhecimento facilita a forma como a secretária deve encarar o trabalho e influencia as decisões quanto ao que realizar em primeiro lugar.

O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos. A secretária deve esforçar-se continuamente para tornar seu desempenho profissional um hábito. Em geral, facilita muito o desempenho das tarefas o procedimento simples e objetivo. Simplicidade exige ausência de excesso de meticulosidade; e objetividade, requer capacidade de discernimento para fazer o que é necessário.

Atualmente uma nova exigência tem sido feita pelas organizações aos profissionais de secretariado, que têm procurado por pessoas que atendam principalmente ao requisito imprescindível de manter boas relações de trabalho e convivência com todos da organização, que agreguem os valores humanos e busquem reduzir os conflitos internos, que assuma o papel de facilitadora das relações interpessoais.

Para a secretária, relações humanas definem-se geralmente como a capacidade de se relacionar positivamente com as pessoas com quem trabalha. Um bom relacionamento humano com o executivo é, evidentemente, indispensável para o seu bom desempenho profissional. O primeiro passo para isso é compreender que o executivo é uma pessoa, é um indivíduo. Ela também deverá trabalhar harmoniosamente com os colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie. Nesse tipo de relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom senso.

Em lugar da obediência e da submissão que caracterizavam os profissionais da década de 50, renasce o desejo de relações éticas. Máscaras, mentira, manipulação, mostram-se estratégias falidas, incapazes de criar ambiente de trabalho produtivo e relações de confiança.

O caminho do autoconhecimento me parece ser o princípio de tudo. O conhecimento de si mesma, bem como dos fatores que influenciam o comportamento do executivo, possibilita melhores relações profissionais.
Ressalte-se que as pessoas ocupam determinados status e gostam de ser reconhecidas pelo papel que desempenham em determinado grupo. Este tipo de comportamento de algumas pessoas que ocupam a posição de chefia pode vir a gerar atritos, equívocos, angústias e aborrecimentos. Em geral, elas não se sentem bem quando tolhidas em seus desejos.
A secretária, no relacionamento diário, deverá está sempre atenta às diferenças de personalidade de seu gerente, de seu superior imediato e das demais pessoas com quem trabalha. Não existem regras fixas e só a observação apurada lhe poderá indicar que tipo de comportamento adotar diante das situações concretas.
A tendência geral é considerar as experiências passadas ao avaliarsituações presentes. O controle emocional possibilita refletir e avaliar situação por situação para garantir relações duradouras e satisfatórias.

Quando uma secretária precisar modificar ou alterar atitudes de um grupo ou indivíduo, há um modo prático que muito a auxiliará: proporcionar uma atmosfera de liberdade de expressão, de troca de idéias, informações e pontos de vista é condição básica. Ouvir as pessoas e dar-lhes oportunidades para expressar seus problemas, fará com que se sintam seguras e, talvez aceitem mudar de comportamento.

Manter-se atenta ao comportamento das pessoas e às próprias reações é exigência contínua do profissional de secretariado. A complacência com os limites das pessoas ajuda a criar um ambiente agradável, o que possibilita desenvolvimento do trabalho de forma mais produtiva e alegre.

A secretária deve manter-se sempre aberta para novas aprendizagens na execução das tarefas que lhe são confiadas. O desempenho de vários papéis fará com que o profissional se aperfeiçoe e cresça, melhorando a sua qualidade de vida. Isto vale também para a vida pessoal.

Finalizo esse artigo citando uma pequena parte de um trabalho [1] que elaborei acerca do prazer que algumas pessoas têm por desenvolver sua profissão: “assim como as pessoas precisam de afeto, de respeito e reconhecimento, precisam também sentir-se satisfeitas com o seu trabalho, pois é justamente quando se desenvolvem as suas atividades profissionais, que se reconhecem com maior profundidade como seres capazes de interferir e mudar o mundo. Devemos entender que o trabalho é algo intrínseco à vida humana, e é por intermédio dele que o homem se realiza, se projeta na sociedade, desenvolve sua cultura e constrói sua história”.

Suzete Menezes
Secretária Executiva e Especialista em Gestão de Pessoas

[1] Monografia apresentada como trabalho de final do Curso de Especialização em Gestão de Pessoas – CPA/UFBA – 2004.

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