Vivemos um momento de importante transição do ambiente econômico, onde a organização pró-ativa da empresa adquire um papel central para a competitividade tanto das empresas como dos países. Daí nasce a importância de construir uma organização com membros que tenham conhecimentos, habilidades e atitudes comprovadas para gerenciar pessoas, processos e situações de toda índole.
Neste ambiente a organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos, já que a finalidade da organização é conseguir a maior eficácia possível no conjunto de operações que compõem a atividade da empresa. Para isso, a direção deve definir as funções, obrigações e responsabilidades dos diversos cargos e níveis hierárquicos, tratando de evitar lacunas e superposições. Além disso, é preciso elaborar a rede geral de informações da empresa, através da qual as ordens e diretrizes circulem da maneira mais fluente possível, desde os escalões superiores, até os mais inferiores, enquanto os resultados e as informações referentes ao controle fluem em sentido contrário.
O processo de organizar cria uma estrutura estável e dinâmica que define o trabalho que as pessoas, como indivíduos ou integrantes de grupos, devem realizar. Grandes organizações têm estruturas complexas e formalizadas. As organizações de pequeno porte têm esquemas simples para definir quem realiza quais atividades. Um dos principais problemas da administração das organizações é definir a estrutura organizacional, que define a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos. Além disso, a estrutura organizacional define ainda a comunicação entre as pessoas e os grupos.
As empresas hoje em dia estão organizadas formal ou informalmente e muitas vezes encontra-se uma mistura entras as duas formas, por isso a seguir será definida o que é cada uma delas.
Estrutura Formal da Organização
A estrutura formal é a representada pelo organograma da empresa e os seus aspectos básicos são apresentados e discutidos a seguir.
Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.
A estrutura organizacional é dinâmica, principalmente quando são considerados os seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que fazem parte de seu esquema. Deve ser delineada considerando as funções de administração como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos.
Estrutura Informal da Organização
Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que não aparecem no organograma.
A estrutura informal focaliza as pessoas e suas relações. A estrutura formal focaliza autoridades e responsabilidades.
Do ponto de vista de administradores, a estrutura informal é um empecilho que regularmente oferece resistência às ordens formais, ou as altera ou ainda as cumpre por um procedimento diferente do desejado. Independente de ser útil ou prejudicial, a primeira característica da estrutura informal é não poder ser extinta.
Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a autoridade informal flui, na maioria das vezes de maneira ascendente ou horizontalmente. É mais um privilégio que um direito. É geralmente mais instável que a autoridade formal, pois está sujeita aos sentimentos pessoais. Devido à sua natureza subjetiva, a estrutura informal não está sujeita ao controle da direção, como o está a estrutura formal.
A estrutura formal pode crescer bastante, mas as estruturas informais tendem a ficar menores, de maneira a permanecerem dentro dos limites das relações pessoais. Há, entretanto, muitas estruturas informais dentro de umagrande empresa. Elas existem em todos os níveis. Algumas são confinadas apenas à empresa enquanto que outras podem ser parcialmente externas à empresa.
Concluindo, pode-se afirmar que uma organização, quando bem imaginada e executada, deve permitir que a direção da empresa se ocupe exclusivamente das questões importantes. Os problemas menos relevantes se solucionam em níveis inferiores da estrutura, sem que a alta direção tenha que lhes dedicar seus esforços. O fato de que os diretores se vejam forçados a tomar decisões em assuntos de pouca importância denuncia falha na organização da empresa.
Elías Nova Nova
Pós-graduado em Gestão Estratégica de Pessoas para Negócios
Pós-graduado em Consultoria Empresarial
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