Resumo de Concluindo PROJETOS

Os projetos devem ser adequadamente planejados, estruturados e acompanhados para que os objetivos traçados sejam alcançados de forma efetiva ao término da implantação. Uma das maneiras de sistematizar os projetos consiste em desmembrá-los em ciclos de vida e em gestões (de pessoas, custos, tempo, qualidade, suprimentos, e outras) que participarão das diversas fases dos ciclos de vida. Quanto ao desenvolvimento, alguns autores caracterizam os ciclos que se iniciam e terminam no desenrolar do projeto como os seguintes: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Após a iniciação, onde o projeto é aprovado e é dado o “pontapé inicial”, vem o ciclo do planejamento e, em seguida, a execução e o controle, que ocorrem praticamente juntos. A maior carga de trabalho ocorre geralmente durante os ciclos de execução e de controle. Nessas fases, novos replanejamentos são realizados, para que o projeto “não saia dos trilhos”. Ao final, chega-se ao ciclo do encerramento do projeto. Quando chega a fase de encerramento, providências são tomadas para que o resultado do projeto seja entregue ao cliente, procedendo-se às liberações devidas junto ao poder Público, Corpo de Bombeiros etc., aos trâmites legais e aos fechamentos contábeis necessários. Deve existir a concordância entre as partes envolvidas de que, ao final do projeto, ele esteja realmente completo, livre de pendências, não faltando algo ainda para ser feito ou finalizado. Embora a carga de trabalho de execução tenha praticamente se encerrada, a equipe do projeto não deve ser totalmente dissolvida. Os contratos de fornecimento devem ser formalmente encerrados, assim como os últimos pagamentos e eventuais retenções, cauções-garantias sejam liberadas e devolvidas aos fornecedores. O resultado da execução do projeto (seja relativo a bens, processos ou serviços) deixará de ser do executante e passará para o cliente final, a partir da emissão um termo formal de encerramento, entrega, ou de aceite definitivo pelo cliente. Na entrega do resultado do projeto ao cliente um novo ciclo se inicia: o ciclo da operação. Durante o ciclo da operação, o cliente irá deparar-se, além dos custos operacionais, com os custos de manutenção, das paradas e, ao final da vida útil, com os custos de desativação e do descarte. Em alguns casos, o desempenho dos novos projetos, nos estágios iniciais de operação, chega a ser inferior aos dos antigos sistemas que estavam em operação e que foram substituídos. Um exemplo classico e que ainda permanece atual, é o caso em que o desempenho real dos novos projetos industriais no início do período de operação, sempre se tornava abaixo das expectativas do projeto. Em outras palavras, a “Lei de Murphy” ocorre em praticamente todos os processos de implantação de novas tecnologias industriais.
O desempenho real leva um certo tempo até chegar aos valores de desempenho superiores esperados pelo projeto. Diversos autores denominam esse comportamento de “curva de aprendizagem”. Embora a forma da curva, e também o tempo para se chegar ao desempenho esperado, possam variar de acordo com o tipo de projeto, o padrão básico permanece o mesmo em diferentes cenários analisados. Durante o período da “curva de aprendizagem”, novos ajustes e, conseqüentemente, custos relativos a essas providências são incorridos, até que o desempenho real atinja o patamar esperado do novo projeto. A fase de encerramento também é chamada de fase das lições aprendidas, pois cada projeto possui suas particularidades, trazendo sempre novas lições. É recomendado que a equipe do projeto elabore e discuta um balanço sumário dos sucessos e dos insucessos dos trabalhos executados, emitindo um relatório final. Esse relatório final visa o aprendizado, o empreendedorismo e a melhoria do desempenho em projetos futuros, por meio das lições aprendidas e das pedras que foram removidas ao longo do caminho...

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