Resumo de Orçamento Base Zero “Um instrumento administrativo prático para avaliação das despesas” de Peter A.

Orçamento Base Zero “Um
instrumento administrativo prático para avaliação das despesas” de Peter
A. Pyhrr

O que é Orçamento Base Zero

O principal conceito, introduzido pelo Orçamento Base Zero
é a mudança substancial nos ajustamentos do orçamento à capacidade de recursos
da empresa.

Este é o momento mais delicado na definição do orçamento,
onde a incidência dos cortes não raro mutilam a peça, além de produzir efeitos
devastadores na motivação dos gestores que tiveram seus programas postergados,
cortados ou reduzidos.

É comum os gestores encarregados de programas já
estabelecidos só precisarem justificar os aumentos “deltas” que estão pedindo
em relação ao ano anterior. O que estão gastando normalmente é aceito como necessário,
sem maiores exames.

Quando se fala em cotes é comum solicitar 10% de redução,
para obter 5%. Não raro se detecta as famosas “gorduras ” embutidas como
salvaguardas aos cortes .

O processo de orçamentação Base Zero exige que cada gestor
justifique detalhadamente todas as dotações solicitados em seu orçamento,
cabendo-lhe explicar por que deve gastar dinheiro. É obrigado a preparar um Pacote
de Decisão para cada atividade operacional ou empreendimento, e este Pacote
inclui análise de custo, finalidade, alternativas, medidas de desempenho,
conseqüências da não execução, retorno do investimento e risco.

A análise de alternativas exigida pelo orçamento Base Zero
introduz um conceito pouco exercido nas técnicas típicas do orçamento. Os
gestores têm que identificar diferentes maneiras de executar cada atividade,
como: centralizar ou descentralizar as operações, alugar ou comprar bens e
instalações, produzir bens e serviços ou terceirizar etc. Além disto o
orçamento Base Zero exige que os gestores identifiquem os diferentes níveis de esforço
para cada atividade. Esta análise obriga a todos responsáveis pelos gastos a
detalhar um nível de despesa de no mínimo 75% do seu atual desembolso.

Após estes estudos o gestor deve compor Pacotes de
Decisão possibilitando a avaliação individualizada de cada atividade com
maior acuidade. Conforme citado anteriormente, os Pacotes de Decisão são
apresentados com alternativas, efeitos resultantes de sua não execução, custo e
a correspondente avaliação quanto ao retorno e risco envolvidos no
empreendimento.

Desta forma o orçamento Base zero oferece à administração
um processo sistemático e uniforme de priorização destes Pacotes de Decisão.

Diferente do orçamento programa criado no pós guerra cuja
finalidade era de reconstrução, visando obter o máximo da eficiência da
execução física dos programas dentro do prazo pré determinado, o orçamento Base
Zero complementa este conceito buscando garantia da eficiência econômica e
financeira das atividades / empreendimentos, avaliados nos Pacotes de
Decisão, analisados individualmente, porém dentro do mesmo contexto
orçamentário.

O orçamento base zero não exige modificação dos controles e
registros contábeis existentes. Reforça a base de dados e pode facilitar a
eliminação de alguns controles desnecessários.

Finalmente o orçamento Base Zero consiste em:

· Dar direção
ao dinheiro necessário com informações detalhadas sobre risco e retorno;

· Chamar
atenção dos gestores para a duplicidade de esforços entre os departamentos;

· Chamar
atenção dos gestores para concentrar-se nas quantias de recursos necessárias
para cada um dos programas, e não no aumento ou diminuição em relação ao ano
anterior;

· Especificar
as prioridades dentro dos departamentos;

· Permitir
comparações “ranqueamento” dentro das linha organizacionais;

· Possibilitar
a auditoria de desempenho.

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