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Fuja das Reuniões Improdutivas.
Se a pauta estiver claramente definida e houver uma lista de temas e questões a serem discutidas, uma reunião corporativa não deve durar mais do que 30 minutos. É o que afirma o americano Timothy Ferriss, empresário e autor do livro The 4-Hour Workweek (A semana de trabalho de quatro horas), primeiro lugar na lista de best sellers do The New York Times por várias semanas.

É assim que acontece na sua empresa? Provavelmente não. Na maioria das corporações, as reuniões ocupam boa parte do tempo dos executivos, que, muitas vezes, terminam o dia com a sensação de ter jogado fora horas preciosas em discussões improdutivas. Como não dá para espichar o dia, algo precisa ser feito para tornar as reuniões mais rápidas e objetivas. “O segredo é definir práticas claras, como planejar, preparar e convidar as pessoas certas para as reuniões”, afirma Cristina Nogueira, presidente da consultoria Axialent, especializada em aumentar a produtividade por meio da cultura organizacional. Info CORPORATE ouviu especialistas e CIOs para montar as cinco regras que se seguem. A intenção é ajudar a gerenciar o tempo e aumentar a eficácia das reuniões. Acompanhe.

1- Que tal fazer reuniões em pé?
Ninguém sabe exatamente quem foi o pai da idéia. Alguns apostam no empresário e político americano Michael Bloomberg, que resolveu tirar as cadeiras de sua sala para acabar com as conversas longas e infrutíferas. Em pé as pessoas ficam cansadas e tratam de ser objetivas, costuma dizer Bloomberg. O CIO da AGF Brasil Seguros, Emílio Vieira, aderiu à idéia e há um ano faz reuniões em pé com sua equipe e os usuários que precisam acompanhar o status dos projetos. “O fato de estar em pé indica que devemos tratar o essencial”, diz Vieira. A técnica tem dado resultados. “Ela exercita a objetividade”, afirma Vieira. Mas ele alerta que a fórmula não pode ser usada para todos os encontros. “Quando o objetivo é discutir planejamento ou um assunto com muitas e variadas possibilidades, é melhor que todos estejam sentados”, diz Vieira. Reuniões em pé não podem durar mais do que 20 minutos.

2- Defina antes os objetivos
Reunião sem pauta torna-se arrastada e improdutiva. Antes de convocar as pessoas, é preciso definir o objetivo do encontro, listar os temas a serem tratados e o tempo previsto para cada ponto. Assim fica mais difícil desviar o foco da discussão. Para o engenheiro eletrônico Marco Carrascoza, CIO da rede de eletrodomésticos Ponto Frio, com 378 pontos-de-venda espalhados pelo país, o passo mais importante de uma reunião é a sua preparação.“Costumo lembrar uma frase do ex-presidente americano Abraham Lincoln que dizia que para derrubar uma árvore em quatro horas é preciso passar três horas amolando o machado e uma para derrubá- la. Uma reunião bem preparada será, sem dúvida, muito mais produtiva”, diz Carrascoza. A pauta dos encontros precisa destacar os aspectos relevantes que serão tratados e mensurar os resultados.

3- Convide sempre pouca gente
Evite encher a sala com pessoas que não irão contribuir com o assunto a ser tratado na reunião. “Nunca chamo mais do que sete pessoas para uma reunião”, diz Emílio Vieira, da AGF. O segredo de Jorge Luiz Moukarzel, CIO da Siemens para a América Latina, para fazer reuniões rápidas é convocar um número mínimo de pessoas e reuni-las na sua sala. “Como não há muito espaço, só chamo as pessoas diretamente ligadas ao problema que será analisado na reunião”, afirma Moukarzel.

4- Planeje bem o tempo
“Tempo é vida. Não desperdice.” Esse é o lema de Ricardo Barbosa, gerente sênior de sistemas de informação para manufatura da fabricante de equipamentos Dell. “Existe na Dell uma cultura forte para tornar as reuniões mais produtivas. Só assim é possível equilibrar a vida profissional com a pessoal”, afirma Barbosa. Segundo ele, os encontros devem ter hora para começar e acabar. Com cerca de sete reuniões agendadas por dia, Barbosa diz queo passo mais importante é planejar o tempo. “A reunião deve ser agendada para o período realmente necessário. Não adianta prever meia hora quando a pauta tem dez itens para serem discutidos. Seria impossível cumprir”, diz. Determine um espaço para cada assunto e cumpra esse tempo à risca.

5- Laptops e celulares desligados
Nada de dar uma espiada nos e-mails ou enviar mensagens pelo BlackBerry durante a explanação do colega. Jorge Moukarzel, da Siemens, é enfático nesse ponto. “Sempre peço que desliguem os celulares e só permito o uso de laptops quando eles são absolutamente necessários para a reunião”, afirma Moukarzel. “Os laptops e os celulares atrapalham a concentração e o envolvimento das pessoas com os assuntos que estão sendo discutidos”, afirma Cristina Nogueira, da consultoria organizacional Axialent.

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