Resumo de ETAPAS DA INTEGRAÇÃO ENTRE OS PROJETOS DE FACILITIES

Embora nem sempre seja possível, o ideal é que os projetos sejam analisados continuamente durante três fases: durante o projeto básico, ao longo do desenvolvimento dos projetos executivos e durante a execução das montagens de campo. O sucesso de um projeto depende não só de recursos técnicos e humanos como também de gestão, e neste item é crucial a integração entre as diversas especialidades. Isso vale também para os projetos de facilities, onde multi-atividades ocorrem simultaneamente.

Ações corretivas

Na etapa inicial, durante a elaboração dos primeiros levantamentos de campo e desenhos do projeto básico (ainda genéricos) ocorre a maioria da eliminação dos eventuais problemas de incompatibilidade e de interferências entre os projetos das demais especialidades. Nesta fase, define-se o escopo de fornecimento de materiais e serviços, com base nas premissas e restrições orçamentárias impostas pelo estudo de viabilidade econômica. Por exemplo: os cronogramas das diversas especialidades deverão ser ajustados, consolidando-se em um documento único.

Os escopos deverão ser claramente definidos, bem como os requisitos de qualidade presente nas especificações técnicas para os materiais e para os serviços. Nesta etapa, o gestor deve estar atento às equipes multifuncionais e a intercalação (overlap) entre os times. A relação entre as especialidades, principalmente em projetos de alta complexidade, exige frequentemente, um esforço extra de planejamento para detecção de gargalos operacionais durante as próximas etapas.

A segunda etapa envolve a análise durante o detalhamento dos projetos executivos. O fornecedor muitas vezes já está definido e contratado, e vai adequar o projeto básico genérico à sua tecnologia específica de fabricação. Neste “encaixe” eliminam-se cerca de 90% dos problemas que não foram detectados na fase inicial, chegando-se a um grau médio de eliminação de eventuais interferências de 98%, de acordo com dados empíricos do caso apresentado.
A terceira e última fase do gerenciamento integrado ocorre durante execução em campo. A situação ideal é que essa etapa não ocorra, mas, na prática, sabemos que pequenos detalhes, imprevistos não-detectados e ocorrências posteriores à execução do projeto podem ocorrer. Devemos lembrar que projetos de facilities são produtos inacabados até a pós-entrega, pois o cliente visualiza melhorias mesmo após a entrega. Isto não deve ser encarado como custo adicional do contratado, porque o mesmo pode se beneficiar com a curva de aprendizado que se cria ao longo dos projetos.

Na prática, as etapas 2 e 3 podem se sobrepor, aumentando a complexidade do processo de gestão integrada. Outro fator que normalmente ocorre é a introdução de melhorias e upgrades tecnológicos nestas fases, pois podem decorrer de vários meses e até alguns anos desde a concepção inicial até o gerenciamento da implantação. Aqui vem uma dica: toda vez que um projeto ficar “engavetado” por algum tempo, seja por motivo de aprovação de verbas, atrasos nas obras, postergação de investimentos, etc., o mesmo necessita ser reavaliado antes que os serviços iniciem, não só em função do budget, mas também da tecnologia.
Uma boa integração entre os projetos e times pode ser assegurada por meio de um gerenciamento eficaz, tanto nas fases iniciais de concepção e projeto básico, como no acompanhamento posterior na ocasião do desenvolvimento do projeto executivo detalhado e da conseqüente fiscalização dos serviços de instalação.

O gerenciamento pressupõe a presença de uma integradora/gerenciadora, e a presença de pessoal capacitado para lidar com a dinâmica e com os desafios da implementação de projetos de facilities. Porém, não impede que pequenas alterações ocorram no campo. O importante é que elas sejam as mínimas possíveis e refletidas na atualização dos desenhos “as built” (como construído) finais.

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